Chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt hay phần mềm quản lý khách sạn có nhiều người sử dụng?

Nói về phần mềm quản lý khách sạn, công nghệ đang góp phần thay đổi suy nghĩ của nhiều nhà đầu tư, nhà quản lý. Giúp họ quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Một phần mềm quản lý khách sạn tốt và có nhiều khách hàng sử dụng chắc chắn đó là điều lý tưởng để chúng ta quyết định lựa chọn. Nhưng bên cạnh đó, một phần mềm có nhiều người sử dụng chưa hẳn đã là một phần mềm tốt. Lý do thì có rất nhiều, nhưng có một lý do mà chủ đầu tư hoặc GM thường hay gặp đó là vì người quản lý của bạn đã quen dùng, bạn bè của bạn cũng đang dùng, nhân viên của bạn đã quen dùng và rồi bạn quyết định sẽ mua. Nhiều người lựa chọn phần mềm theo tâm lý số đông, thấy người bên cạnh dùng, mình cũng dùng mà cũng chẳng cần quan tâm nó có thực sự hiệu quả hay không? Chính cái tâm lý này khiến cho bạn bỏ qua khâu quan trọng nhất trong việc lựa chọn phần mềm đó là tìm hiểu và cảm nhận về phần mềm, cái mà bạn sẽ phải bỏ tiền ra để mua, cái mà sẽ giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh để sinh lời, là người bạn trung thực, khách quan để bạn có thể tin tưởng. Nói đến đây chắc hẳn điều bạn cần quan tâm bây giờ không còn là vấn đề phần mềm có nhiều khách hàng dùng nữa mà thực sự bạn cần một phần mềm tốt theo đúng nghĩa của nó. Vậy để biết được một phần mềm quản lý khách sạn là tốt, ta phải làm gì?

Để đánh giá một phần mềm quản lý khách sạn tốt tại Việt Nam cần nhiều tiêu chí, trong đó:

Nền tảng công nghệ:

Đây gần như là vấn đề cốt lõi, là cái hồn của phần mềm. Lựa chọn sai công nghệ sẽ khiến bạn không đạt được kết quả như mong muốn. Khi bạn chọn sai, chi phí đầu tư cho thiết bị, con người, thời gian sẽ tăng cao. Bạn sẽ không chủ động nắm bắt được thông tin mà phụ thuộc vào con người để báo cáo. Vậy công nghệ mà chúng ta đang đề cập đến ở đây là công nghệ gì? Tại Việt Nam, có khá nhiều phần mềm khách sạn. Được phân thành 2 nhóm chính, một nhóm là phần mềm viết trên công nghệ Winform (đây là nền tảng công nghệ cũ và hiện trên thế giới gần như không còn dùng) một nhóm là phần mềm viết trên công nghệ Web-based (đây là nền tảng công nghệ mới, tiên tiến, mặc dù được áp dụng trên thế giới khá lâu nhưng tại Việt Nam mới có cách đây vài năm). Web-based hội tụ rất nhiều ưu điểm của công nghệ tương lai, vượt xa những giới hạn mà Winform không thể thực hiện được. Sử dụng công nghệ Web-based, chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều về chi phí đầu tư và con người, giảm gánh nặng và áp lực công việc và điều quan trọng nhất là thông tin mà bạn có luôn khách quan và trung thực. Một phần mềm tốt, yếu tố công nghệ chiếm tới 50% giá trị của phần mềm. Khả năng mở rộng phần mềm trong tương lai khi có yêu cầu phát sinh là điều tất yếu sẽ xảy ra và phần mềm phải có khả năng đáp ứng điều đó. Với các công nghệ cũ, điều này sẽ rất khó thực hiện và tốn hiều thời gian, công sức và chi phí chưa kể tới việc có những yêu cầu, công nghệ cũ không thể đáp ứng được khi có yêu cầu thay đổi. Còn với công nghệ mới thì khả năng đáp ứng sẽ tốt hơn, nhanh hơn và dễ thực hiện hơn. Liên quan đến vấn đề công nghệ thì một vấn đề nữa bạn cũng cần quan tâm là không nên chọn những phần mềm đi copy source của bên người khác bởi hành vi này sẽ khiến khách hàng gặp rất nhiều rủi ro. Nếu có bất kỳ thông tin nào bạn nghe được về việc này thì nên tìm hiểu thật kỹ để không gặp phải tình huống tiền mất tật mạng.

Tính thích nghi:

Có thể bạn chưa hình dung ra tính thích nghi được đề cập ở đây là gì, chúng ta chỉ đơn giản hóa là phần mềm có thể thích nghi với người sử dụng. Cụ thể hơn đó là tính dễ dùng của sản phẩm, phù hợp với mọi thiết bị và không mất nhiều thời gian để tiếp cận. Nếu một phần mềm bạn mua về (ở đây chúng ta đề cập đến một phần mềm mới chứ không đề cập tới một phần mềm đã quen dùng) mà chỉ trong một thời gian ngắn 1-2 ngày bạn có thể học và sử dụng thành thạo với đầy đủ các quy trình từ nhận đặt phòng, check-in, thêm dịch vụ, thanh toán, check-out,… và còn rất nhiều thao tác khác thì chứng tỏ phần mềm đó thông minh và đáng để mua. Còn với những phần mềm mà bạn phải chật vật mất 5-7 ngày để học và nhớ về quy trình thì chắc chắn bạn nên suy nghĩ và xem xét lại. Như ở trên chúng ta đã đề cập, nếu bạn quan tâm tới giải pháp công nghệ và hiểu được lợi ích mà nó mang lại thì bạn nên gạt bỏ những suy nghĩ phải mua các phần mềm cũ đã quen dùng và ngại thay đổi, ngại học hỏi cái mới.

Giải pháp tổng thể, quản lý tập trung:

Có nhiều phần mềm, do hạn chế về mặt công nghệ và tư duy phát triển sản phẩm, họ xây dựng phần mềm theo mô hình chắp vá, các tính năng được phát triển độc lập và kết nối lại với nhau để tạo thành một hệ thống bằng các phần mềm đơn lẻ. Điều này dẫn tới phần mềm không có tính thống nhất. Khi phát sinh các yêu cầu mới họ sẽ phải hiệu chỉnh rất nhiều chức năng để khi kết nối lại có thể chạy được. Như vậy, nếu chỉ có một lỗi nhỏ cũng khiến cho hệ thống hoạt động không ổn định và có thể gặp các sự cố nghiêm trọng. Còn khi bạn sử dụng giải pháp trên công nghệ Web-based (phần mềm quản lý khách sạn Newway Pms) bạn sẽ có một mô hình quản lý tiên tiến, hiệu quả và rất chuyên nghiệp. Các chức năng được phát triển tập trung trên cùng một hệ thống, phân quyền sử dụng theo từng bộ phận. Khi cần bổ sung tính năng, bạn chỉ cần hiệu chỉnh trên máy chủ, tất cả các thiết bị và máy tính sử dụng cũng không cần phải cài đặt và có thể sử dụng được luôn. Nếu sử dụng Winform, bạn sẽ phải cài đặt trên rất nhiều máy tính hoặc thiết bị sử dụng, khi cần nâng cấp, bảo trì hệ thống, bạn sẽ phải setup lại trên tất cả các thiết bị đó. Trường hợp gặp sự cố hỏng thiết bị phần cứng, bạn sẽ phải nhờ sự can thiệp của đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ setup lại. Điều này thực sự làm mất rất nhiều thời gian cho bạn và ảnh hưởng tới dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Khi bạn sử dụng giải pháp Web-based thì những điều này lại được giải quyết một cách rất đơn giản và không còn là điều khiến bạn phải bận tâm.

Bảo mật thông tin:

Nhiều người ban đầu khi chưa hiểu về web-based hoặc bị một số bên phần mềm trên nền tảng winform tuyên truyền sai khiến họ hiểu sai rằng phần mềm trên công nghệ web-based là không bảo mật, web-based là website. Trên thực tế giới công nghệ lại chứng minh ngược lại, phần mềm trên công nghệ web-based bảo mật hơn rất nhiều so với winform. Cũng chính vì lý do này mà phần mềm nổi tiếng trên thế giới là Opera đã chuyển từ Winform sang web-based để đáp ứng tối đa yêu cầu bảo mật thông tin của khách hàng. Nếu bạn là nhà đầu tư hoặc GM mà chưa hiểu rõ về công nghệ, bạn nên nhờ những người có chuyên môn tư vấn giúp để có sự lựa chọn tốt nhất.

Dịch vụ sau bán hàng:

Đây thực sự là một trong những điều rất quan trọng khi bạn quyết định mua một sản phẩm, sản phẩm tốt thôi chưa đủ, dịch vụ cũng phải tốt. Đặc biệt là dịch vụ sau bán hàng. Hiện nay có một số công ty cung cấp phần mềm theo kiểu mua đứt bán đoạn, họ chỉ chăm chăm ở khâu bán hàng mà không quan tâm tới dịch vụ sau bán hàng. Gần như khách hàng bị bỏ mặc cho dù đã bỏ ra một số tiền không nhỏ để mua phần mềm. Chính vì thế, khi lựa chọn mua một sản phẩm phần mềm, bạn nên dành thời gian tìm hiểu kỹ về đơn vị cung cấp, tìm hiểu kỹ về công nghệ mà phần mềm đó đang sử dụng vì đôi khi trở ngại về công nghệ cũng là một vấn đề khiến cho việc hỗ trợ không được tốt. Tại Việt Nam, đứng số 1 về phần mềm quản lý khách sạn và dịch vụ khách hàng tốt nhất phải nói tới phần mềm quản lý Khách sạn Newway Pms, Điều này không phải do Newway Pms tự nhận hay tự phong mà do chính khách hàng trải nghiệm đánh giá. Để có được sự ghi nhận này, đội ngũ chuyên viên công nghệ, triển khai, dự án, support của Newway Pms đã nỗ lực và cố gắng không ngừng để luôn mang tới cho khách sạn sự hỗ trợ tốt nhất. Giúp khách hàng được tận hưởng một dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt nhất Việt Nam về phần mềm khách sạn, resort.

Kinh nghiệm triển khai: 

Nói đến kinh nghiệm triển khai phần mềm thì đây cũng là một trong những yếu tố để đánh giá phần mềm có thực sự tốt hay không. Với những phần mềm có bề dày hơn 10 năm phát triển như Newway Pms thì kinh nghiệm triển khai đóng một vai trò cũng rất quan trọng. Điều này giúp cho việc triển khai được nhanh chóng, khâu tiếp nhận và xử lý yêu cầu cho khách hàng được thực hiện dễ dàng và giúp khách hàng tiếp cận phần mềm được tốt hơn, hiệu quả hơn. Với những phần mềm mới ra đời hoặc có thời gian phát triển ngắn, họ cần khách hàng để thử nghiệm sản phẩm do họ làm ra, khi đó họ sẽ không quan tâm tới giá trị mà khách hàng được nhận, họ chỉ quan tâm tới những lỗi mà khách hàng tìm ra trong quá trình sử dụng để khắc phục. Khi lựa chọn những sản phẩm này, khách hàng là người phải chịu rủi ro vì tính ổn định của sản phẩm chưa cao. Khả năng xử lý các tình huống phức tạp liên quan đến quy trình nghiệp vụ chưa nhiều, dẫn tới việc không đáp ứng được yêu cầu công việc thực tế.

Để hiểu rõ hơn về giải pháp phần mềm quản lý khách sạn Newway Pms, Quý khách vui lòng liên hệ theo số hotline 0903429338 (Mr Thu) hoặc email: [email protected] để được tư vấn tốt nhất.