Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, resort tốt nhất

Là một chủ khách sạn, bạn cần lưu ý rằng ngay cả với những lỗi nhỏ nhất trong việc xử lý thông tin cũng như dịch vụ cung cấp cho khách hàng cũng có thể dẫn đến mất niềm tin và sự hài lòng của khách đối với khách sạn. Vậy làm sao để đảm bảo việc tiếp nhận và xử lý thông tin luôn được nhanh chóng, chính xác và đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho khách sạn? Đây là một câu hỏi mà rất nhiều chủ khách sạn quan tâm, và một trong những yếu tố góp phần quan trọng trong việc duy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của khách sạn luôn thông suốt đến từ các giải pháp phần mềm quản lý khách sạn, resort.

Phần mềm quản lý khách sạn có vai trò gì?

Trước tiên, để lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn thì chúng ta cần tìm hiểu xem khái niệm hệ thống quản lý khách sạn là gì? Hệ thống quản lý khách sạn chính là một phần mềm cho phép quản lý mọi hoạt động của khách sạn theo quy trình, bao quát toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến đặt phòng, lễ tân, nhà hàng, kế toán, hóa đơn, quản lý quan hệ khách hàng, thiết lập giá, quản lý hàng tồn kho, mua hàng, bảo trì,... Giúp khách sạn vận hành và thực hiện theo các chương trình và kế hoạch đã đề ra nhằm mang lại lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh.

Trong vai trò là người quản lý, chủ khách sạn, sẽ có có lúc bạn đặt ra những câu hỏi như:

• Có cần thiết phải sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, resort không hay chỉ cần quản lý thủ công trên giấy tờ, sổ sách, excel?
• Nếu sử dụng phần mềm thì nên lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn nào tốt và hiệu quả?
• Khi nào thì nên mua phần mềm quản lý khách sạn? hay khách sạn mấy sao thì nên mua phần mềm khách sạn?
• Mua phần mềm khách sạn cho ai dùng?
• Có nên sử dụng phần mềm khách sạn miễn phí?

Để trả lời các câu hỏi trên cũng như làm sao để Chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay thực sự không phải là điều quá khó mặc dù trên thị trường hiện đang có khá nhiều các giải pháp từ phần mềm dành cho nhà ghỉ, khách sạn 1 sao, 2 sao, homestay cho tới những khách sạn quy mô lớn 3 sao, 4 sao, 5 sao. Vậy có cách nào để lựa chọn được một phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của khách sạn?

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý khách sạn được nhiều khách hàng lựa chọn sử dụng

Hướng dẫn chọn phần mềm quản lý khách sạn, resort tốt nhất

Có thể nói, phần mềm quản lý khách sạn, resort là một công cụ hỗ trợ giúp các bộ phận trong khách sạn kết nối với nhau để trao đổi, chia sẻ thông tin về dữ liệu liên quan tới booking, thông tin khách hàng, thông tin dịch vụ mà khách đặt hoặc sử dụng. Đồng thời giúp người quản lý, chủ đầu tư đánh giá và xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh cho khách sạn trong ngắn hạn và dài hạn. Dựa trên số liệu được tổng hợp từ khóa khứ, hiện tại và doanh thu dự kiến trong tương lai, nhà quản lý, chủ khách sạn sẽ có được bức tranh tổng thể về khả năng phát triển để từ đó đưa ra được những quyết định đúng đắn.

Với một khách sạn, nếu chỉ quản lý thủ công qua giấy tờ hay cập nhật dữ liệu trên các bảng tính excel sẽ mất đi tính hiệu quả và tính tức thời của thông tin. Nhà quả lý, chủ khách sạn khi cần số liệu sẽ phải chờ đợi và mất nhiều thời gian tìm kiếm, tra cứu. Việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng cũng sẽ gặp nhiều khó khăn. Về lâu dài dễ gây bức xúc, áp lực cho nhân viên tại các bộ phận. Điều này sẽ tạo ra những tác động không tốt tới hoạt động kinh doanh của khách sạn. Làm giảm doanh thu, giảm lượng khách, gây thất thoát và lãng phí nguồn lực.

Như vậy có thể thấy việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là cần thiết và mang lại những giá trị thiết thực hơn rất nhiều so với việc quản lý khách sạn theo cách thủ công, truyền thống. Việc tiếp theo là làm sao để nhà quản lý, chủ khách sạn có thể lựa chọn được một phần mềm khách sạn tốt và phù hợp với nhu cầu của mình. Với những hướng dẫn về cách chọn phần mềm quản lý khách sạn, resort tốt nhất hiện nay dưới đây chắc chắn sẽ giúp bạn có được câu trả lời phù hợp cho nhu cầu của mình.

Trên thị trường, hiện có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm, vậy tiêu chí để chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt là như nào?

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt và hiệu quả.

Để lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt, nhà quản lý, chủ khách sạn cần quan tâm tới những điểm sau:

Nền tảng công nghệ sử dụng để xây dựng và phát triển phần mềm.

Với những phần mềm được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, ứng dụng điện toán đám mây, có khả năng tích hợp đa nền tảng, đa thiết bị giúp tăng trải nghiệm dành cho khách hàng là một trong những lựa chọn rất đáng cân nhắc. Đây là một yếu tố quan trọng giúp người quản lý, chủ khách sạn có thể quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của khách sạn mọi lúc, mọi nơi từ xa mà không cần phải có mặt ở khách sạn. Luôn chủ động nắm bắt thông tin về doanh thu, lượng khách mà không cần ai phải báo cáo. Không nên lựa chọn những phần mềm cũ, lỗi thời trên nền tảng winform, không được cập nhật và nâng cấp thường xuyên. Trước khi quyết định mua, bạn hãy hỏi xem phần mềm đang sử dụng nền tảng nào, nếu là winform thì nên chuyển sang lựa chọn các giải pháp phần mềm web-based, Cloud PMS, phần mềm quản lý khách sạn online (trực tuyến).

Khả năng tích hợp với nhiều thiết bị giúp quản lý chặt chẽ và nâng tầm trải nghiệm đối với khách hàng thông qua các hệ thống khóa phòng online, hotel tv, hệ thống điều khiển điện thông minh, hệ thống wifi marketing, kiosk checkin, nhận diện khách hàng thân thiết qua camera, scan passport đọc hộ chiếu, tích hợp với kênh phân phối bán phòng channel manager, tích hợp với các hệ thống đặt phòng trung tâm CRS,… sẽ là những tiêu chí bổ trợ cho việc lựa chọn nền tảng công nghệ mà phần mềm áp dụng.

Phần mềm quản lý khách sạn dễ sử dụng và có đầy đủ các chức năng.

Khi bỏ tiền ra để mua một phần mềm quản lý khách sạn, điều bạn cũng cần phải quan tâm đó chính là chức năng của phần mềm. Lựa chọn những phần mềm dễ tiếp cận và sử dụng, có đầy đủ chức năng để phục vụ công tác quản lý và vận hành tại các bộ phận là yêu cầu rất cần thiết. Bạn không nên lựa chọn những phần mềm chỉ đáp ứng được một phần công việc quản lý của khách sạn. Không nên áp dụng chỗ này dùng phần mềm, chỗ kia dùng thủ công mà nên đồng bộ tất cả các bộ phận đều phải sử dụng phần mềm để tăng tính liên kết, trao đổi thông tin và quản lý chặt chẽ. Mặt khác bạn cũng không nên lựa chọn nhiều phần mềm để chắp ghép với nhau. Điều này sẽ gây ra sự bất động bộ về dữ liệu và thông tin, tốn kém chi phí để kết nối các hệ thống. Ưu tiên số một là lựa chọn những giải pháp phần mềm khách sạn có đầy đủ các chức năng từ một nhà cung cấp.

Ngoài ra, khi lựa chọn phần mềm, bạn cũng cần quan tâm tới giao diện và tính dễ sử dụng của phần mềm. Điều này cũng thực sự quan trọng bởi trong một khách sạn, trình độ và nghiệp vụ của mỗi nhân viên là khác nhau. Không thể đòi hỏi mặt bằng chung của các nhân viên là giống nhau. Do đó phần mềm phải dễ tiếp cận, thao tác đơn giản nhưng đầy đủ thông tin. Giao diện trực quan, dễ hiểu, phù hợp với ngay cả những người lần đầu tiên tiếp cận máy tính, điện thoại thông minh (smart phone) cũng có thể sử dụng dễ dàng. Tuyệt đối không nên lựa chọn những phần mềm có nền tảng cũ (winform), giao diện chức năng có quá nhiều thông tin, thao tác phức tạp, đôi khi phải mất cả tháng mới có thể thao tác thành thạo.

>>> Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý khách sạn 3 sao, 4 sao, 5 sao phổ biến nhất

Có thể mở rộng khi khách sạn tăng quy mô

Khi hoạt động kinh doanh của khách sạn phát triển với nhiều dịch vụ được bổ sung và vượt ra khỏi khuôn khổ hiện có thì việc mở rộng quy mô, mở rộng chi nhánh là điều bắt buộc và cần thiết. Lúc này yêu cầu quản lý sẽ ở một cấp độ cao hơn so với trước đó bởi khi tăng quy mô thì công việc quản lý cũng sẽ tăng theo với mức độ phức tạp hơn. Phần mềm khi đó lại càng trở lên quan trọng và đóng vai trò lớn trong việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh. Do vậy ngay từ đầu khi khách sạn chuẩn bị đi vào hoạt động và cần lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, nhà quản lý, chủ khách sạn nên tìm hiểu kỹ khả năng mở rộng của phần mềm, khả năng quản lý dữ liệu tập trung nhiều khách sạn, phù hợp với chuỗi khách sạn lớn có nhiều chi nhánh mà không phải thay đổi phần mềm giữa chừng là một trong những yếu tố rất đáng lưu tâm.

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí

Khi tìm hiểu về phần mềm quản lý khách sạn, câu hỏi đặt ra là có nên dùng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí không? Câu trả lời chắc chắn là không nên, bởi những phần mềm miễn phí sẽ chứa đựng rủi ro về thất thoát dữ liệu, doanh thu, không được hỗ trợ giải đáp vướng mắc và xử lý lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh của khách sạn.

Do đó lời khuyên dành cho các nhà quản lý, chủ khách sạn là nên tìm hiểu và lựa chọn những giải pháp phần mềm phù hợp với nhu cầu và chi phí đầu tư của mình hơn là đi sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ miễn phí trên mạng.

Như vậy có thể thấy vai trò của phần mềm đối với hoạt động của khách sạn là rất lớn, giúp liên kết thông tin, tổng hợp dữ liệu báo cáo tại mọi thời điểm. Trợ giúp việc ra quyết định kịp thời, chính xác. Tăng doanh thu, tăng trải nghiệm khách hàng, tăng giá trị thương hiệu, tiết kiệm thời gian, nguồn lực, giảm chi phí vận hành và mang lại lợi nhuận cao cho khách sạn. Đó là những lợi ích mà phần mềm quản lý khách sạn mang lại cho nhà quản lý, chủ khách sạn trong bối cảnh Việt Nam đang thực hiện mục tiêu chuyển đổi số ngành khách sạn, du lịch cùng cuộc cách mạng công nghệ số 4.0 toàn cầu.