Giải pháp vận hành chuẩn thuế cho khách sạn, khu nghỉ dưỡng tại Việt Nam

Bối cảnh ngành khách sạn Việt Nam và yêu cầu bắt buộc về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Thực tế cho thấy, nhiều khách sạn vẫn đang vận hành với:

• Phần mềm quản lý khách sạn rời rạc

• Máy tính tiền độc lập tại nhà hàng, quầy bar

• Xuất hóa đơn thủ công hoặc cuối ngày

Điều này không chỉ gây khó khăn trong quản trị mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn về thuế và kiểm toán.

Trong bối cảnh đó, Newway PMS – phần mềm quản lý khách sạn tích hợp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được phát triển như một giải pháp tổng thể, giúp khách sạn và khu nghỉ dưỡng tại Việt Nam vừa tuân thủ đúng quy định, vừa nâng cao hiệu quả vận hành dài hạn.

Newway PMS là gì? Vì sao phù hợp với khách sạn tại Việt Nam?

Newway PMS là hệ thống phần mềm quản lý khách sạn được phát triển chuyên sâu cho thị trường Việt Nam, đáp ứng đồng thời:

• Nghiệp vụ vận hành thực tế của khách sạn, resort, chuỗi lưu trú

• Quy định pháp lý về thuế, hóa đơn điện tử

• Nhu cầu quản lý đa dịch vụ: lưu trú – F&B – dịch vụ phát sinh

Điểm khác biệt cốt lõi của Newway PMS nằm ở khả năng:

• Tích hợp trực tiếp máy tính tiền

• Phát hành hóa đơn điện tử ngay tại điểm thanh toán

• Kết nối chuẩn với hệ thống của Tổng cục Thuế

Tất cả được vận hành trên một nền tảng thống nhất, giúp khách sạn kiểm soát toàn bộ dòng tiền – dữ liệu – hóa đơn một cách minh bạch.

Newway PMS tích hợp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoạt động như thế nào?

Quy trình khép kín – tự động – chuẩn thuế

Với Newway PMS, quy trình được thiết kế theo mô hình one-flow:

1. Khách hàng sử dụng dịch vụ (phòng, nhà hàng, spa, minibar…)

2. Nhân viên thực hiện thanh toán trên máy tính tiền/POS

3. Dữ liệu giao dịch được ghi nhận tức thời vào Newway PMS

4. Hệ thống tự động khởi tạo hóa đơn điện tử

5. Hóa đơn được:

   • Ký số

   • Gửi cơ quan thuế

   • Gửi cho khách hàng qua email/Zalo

👉 Toàn bộ quy trình diễn ra trong vài giây, không cần nhập liệu lại, không sai lệch số liệu.

Giá trị và lợi ích nổi bật khi sử dụng Newway PMS tích hợp hóa đơn điện tử

1. Tuân thủ pháp lý 100% – giảm rủi ro thuế cho khách sạn

Newway PMS được thiết kế theo các tiêu chuẩn:

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đúng thời điểm thanh toán

• Đúng định dạng, dữ liệu theo quy định

Nhờ đó, khách sạn:

• Không lo sai quy trình xuất hóa đơn

• Tránh nguy cơ bị truy thu, phạt hành chính

• Dễ dàng làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán

Đây là giá trị cốt lõi mà nhiều chủ khách sạn quan tâm nhất trong giai đoạn hiện nay.

2. Minh bạch doanh thu – kiểm soát dòng tiền theo thời gian thực

Mọi khoản thu từ:

• Tiền phòng

• Nhà hàng – quầy bar

• Dịch vụ bổ sung

• Các điểm bán lẻ trong khách sạn

đều được:

• Ghi nhận tức thời

• Liên kết trực tiếp với hóa đơn điện tử

• Tổng hợp báo cáo real-time trên Newway PMS

Ban lãnh đạo có thể:

• Theo dõi doanh thu theo ca, theo ngày

• So sánh hiệu quả từng bộ phận

• Phát hiện bất thường ngay lập tức

3. Tối ưu vận hành – giảm phụ thuộc con người

So với mô hình cũ (PMS + Excel + phần mềm hóa đơn rời rạc), Newway PMS giúp:

• Giảm thao tác thủ công cho lễ tân, thu ngân

• Giảm tải cho bộ phận kế toán

• Hạn chế tối đa sai sót do nhập liệu

Nhân sự có thể tập trung vào:

• Chăm sóc khách hàng

• Nâng cao chất lượng dịch vụ
  thay vì xử lý giấy tờ, đối soát số liệu.

4. Nâng cao trải nghiệm khách hàng trong khâu thanh toán

Với Newway PMS:

• Hóa đơn được xuất ngay khi khách thanh toán

• Thông tin dịch vụ rõ ràng, minh bạch

• Gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng, tiện lợi

Điều này đặc biệt quan trọng với:

• Khách doanh nghiệp

• Khách đoàn

• Khách quốc tế

Trải nghiệm thanh toán chuyên nghiệp chính là điểm cộng lớn cho hình ảnh khách sạn.

5. Phù hợp cho cả khách sạn đơn lẻ và chuỗi khách sạn, resort

Newway PMS hỗ trợ:

• Quản lý đa chi nhánh

• Chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn toàn hệ thống

• Tổng hợp báo cáo tài chính – thuế tập trung

Đây là lợi thế lớn cho:

• Chuỗi khách sạn

• Khu nghỉ dưỡng quy mô lớn

• Mô hình hospitality tích hợp (resort – golf – vui chơi)

Newway PMS – Nền tảng cho chiến lược chuyển đổi số bền vững

Không chỉ dừng lại ở hóa đơn điện tử, Newway PMS được phát triển theo hướng nền tảng mở, sẵn sàng tích hợp:

• POS nhà hàng

• Hệ thống bán vé, vui chơi giải trí

• Golf management

• CRM, ERP, BI

Điều này giúp khách sạn:

• Chuẩn hóa ngay từ đầu

• Dễ dàng mở rộng trong tương lai

• Không phải thay đổi hệ thống nhiều lần

Vì sao các khách sạn tại Việt Nam nên lựa chọn Newway PMS?

• Phần mềm phát triển chuyên sâu cho thị trường Việt Nam

• Am hiểu nghiệp vụ khách sạn – resort – chuỗi

• Tích hợp sẵn hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

• Đội ngũ triển khai, hỗ trợ kỹ thuật trong nước

• Chi phí hợp lý, phù hợp nhiều quy mô

Newway PMS không chỉ là một phần mềm, mà là đối tác công nghệ đồng hành cùng khách sạn trong dài hạn.

Kết luận

Trong bối cảnh yêu cầu pháp lý ngày càng chặt chẽ và áp lực cạnh tranh ngày càng cao, Newway PMS tích hợp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mang lại cho khách sạn và khu nghỉ dưỡng tại Việt Nam:

• Tuân thủ pháp luật vững chắc

• Minh bạch doanh thu, kiểm soát tài chính

• Tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Sẵn sàng cho chiến lược chuyển đổi số dài hạn

Đây chính là lựa chọn chiến lược cho những khách sạn muốn phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.