Vai trò của kênh phân phối bán phòng Hotel Channel Manager đối với hoạt động kinh doanh Khách sạn

Channel Manager có thể kết nối tới hàng chục hay hàng trăm kênh bán hàng, kênh OTAs toàn cầu. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, Channel Manager giúp bạn nhanh chóng đồng bộ thông tin về giá phòng, số lượng phòng hay các chương trình khuyến mãi tới một hay tất cả các kênh phân phối. 

Channel Manager hoạt động như thế nào? 

Trước khi có Channel Manager, việc quản lý đặt phòng từ các kênh bán hàng được thực hiện thủ công, bạn phải thao tác cập nhật thông tin quỹ phòng, giá cả trên từng hệ thống riêng lẻ của mỗi kênh phân phối khi có sự thay đổi điều chỉnh. Và công việc này gây tốn kém thời gian vận hành và dễ xảy ra lỗi và overbooking. 

Ngày nay Channel Manager sẽ giúp đơn giản hóa công việc vận hành này. Hai chức năng chính mà phần mềm này hỗ trợ cho việc quản lý kênh phân phối là: 

• Đóng/mở phòng, đồng bộ tự động quỹ phòng
• Điều chỉnh, cập nhật tức thời giá và các chương trình khuyến mãi

Lấy một ví dụ đơn giản: khách sạn của bạn có quỹ phòng là 10 cho tất cả các kênh OTA. Khi có khách đặt 1 phòng trên một kênh OTA thì ngay lập tức Channel Manager sẽ tự động cập nhật quỹ phòng còn 9 tới các kênh OTA còn lại. Việc này cũng giảm thiểu việc bị overbooking giữa các kênh với nhau. 

Channel Manager có thể hoạt động như một hệ thống độc lập kết nối các kênh phân phối bán hàng, hoặc có thể tích hợp với các ứng dụng quản lý khách sạn PMS để tự động hóa hoàn toàn việc vận hành. 

Vận hành độc lập: 

Bạn sẽ có tài khoản trên Channel Manager để cập nhật các thông tin như giá phòng, quỹ phòng cho các kênh. Channel Manager sẽ tự động cập nhật và đồng bộ các thông tin này cho toàn bộ kênh phân phối. Khi có khách đặt phòng trên 1 kênh OTA, Channel Manager sẽ cập nhật quỹ phòng còn lại cho các kênh OTA đồng thời gửi thông báo đến cho khách sạn. Vì vận hành độc lập nên bạn phải theo dõi hệ thống Channel Manager thường xuyên và cập nhập thủ công những đặt phòng từ khách vào hệ thống PMS (nếu có) hoặc tập tin quản lý quỹ phòng excel. 

Vận hành tích hợp với PMS: 

• Tích hợp 1 chiều (One – way): Tương tự như trên, thông tin giá phòng, quỹ phòng được cập nhật trực tiếp lên hệ thống Channel Manager. Hệ thông sẽ tự động đồng bộ hóa cho toàn bộ kênh phân phối. Điểm khác biệt là các đặt phòng của khách sẽ được Channel Manager tự động đổ về hệ thống phần mềm quản lý khách sạn. Bạn chỉ cần kiểm tra thông tin và bố trí phòng cho khách.
• Tích hợp 2 chiều (Two – way): Việc tích hợp 2 chiều giữa Channel Manager và hệ thống quản lý khách sạn PMS đồng nghĩa với việc thông tin quỹ phòng, số lượng phòng trống, giá phòng sẽ được cập nhật dựa trên thông tin từ PMS theo thời gian thực.

Thông tin được gửi từ Channel Manager sang PMS và cập nhật ngược trở lại Channel Manager và bạn không cần phải can thiệp vào. Điều này sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian vận hành cho bạn. 

Đối với chuỗi khách sạn, Channel Manager sẽ tích hợp qua một hệ thống trung gian trước khi qua PMS: CRS - hệ thống đặt phòng trung tâm. CRS tổng hợp toàn bộ đặt phòng đến từ các kênh và phân bổ về cho từng khách sạn trong chuỗi. 

Lợi ích khi sử dụng Channel Manager 

Tiết kiệm thời gian vận hành 

Với những hệ thống Channel Manager tích hợp 2 chiều với các hệ thống khác, việc quản lý dữ liệu được tự động hóa và đồng bộ hóa giữa các hệ thống. Tiết kiệm được thời gian vận hành thủ công cho từng kênh phân phối. Chức năng tạo giá linh hoạt cho các kênh bán hàng thay vì tạo nhiều chương trình khuyến mãi cho từng kênh. 

Hạn chế sai sót do yếu tố con người 

Việc quản lý tập trung các kênh phân phối trên cùng một hệ thống và việc thông tin được cập nhật đồng bộ hóa giúp hạn chế hoàn toàn lỗi phát sinh trong quá trình nhập dữ liệu thủ công hay do quản lý rời rạc trên nhiều kênh, hệ thống khác nhau. Hơn nữa, vì thông tin quỹ phòng được cập nhật theo liên tục theo thời gian thực nên Channel Manager sẽ giảm thiểu vấn đề overbooking. 

Tăng lợi nhuận, tối ưu doanh thu 

Việc kết nối hợp tác với một OTA đòi hỏi thời gian và chi phí, đặc biệt là khi bạn muốn tiếp cận đến những thị trường mới. Nhưng với Channel Manager bạn có thể dễ dàng kết nối tới hàng trăm kênh OTA trên toàn cầu, nhanh chóng tiếp cận các thị trường mới và mở rộng thương hiệu. Tất cả nhằm tối ưu và tăng doanh số cho khách sạn. 

Khi ngành khách sạn ngày càng đổi mới và cạnh tranh hơn, bạn cần áp dụng công nghệ tiên tiến để tối ưu việc vận hành để tăng tính cạnh tranh và doanh số. Hệ thống quản lý kênh phân phối Channel Manager chắc chắn sẽ là một công cụ đắc lực giúp bạn tự động hóa việc bán phòng trên các kênh. 

Hiện tại, giải pháp phần mềm quản lý khách sạn thông minh Newway PMS đã tích hợp và là đối tác của các kênh phân phối bán phòng hàng đầu trên thế giới như: SiteMinder, Fast Booking, Hotel Link solution. Bên cạnh đó hệ thống quản lý đặt phòng trung tâm Newway CRS mà chúng tôi cung cấp cũng là một trong những giải pháp được tin tưởng lựa chọn sử dụng tại các chuỗi khách sạn lớn và uy tín ở Việt Nam.